Wenn Büromöbel für einen Betrieb erworben werden, stellt sich die steuerrechtliche Frage wie lange diese abgeschrieben werden können. Dazu muss die Arbeitsplatzeinrichtung aber zunächst zu geringwertigen Wirtschaftsgütern zählen. Dies ist nur dann der Fall, wenn sie beweglich, abnutzbar und selbstständig benutzbar sowie für die Arbeit des Steuerpflichtigen erforderlich ist. Dabei ist Beweglichkeit grundsätzlich bei sämtlichen Büroeinrichtungen anzunehmen, da diese physisch bewegt werden können. Abnutzbarkeit ist jede Wertminderung durch Gebrauch oder Alter. Achten muss man auf die Eigenschaft der selbstständigen Nutzbarkeit, da ein Drucker zum Beispiel nicht darunter fällt, weil er nur als Teil einer Computeranlage angesehen wird. Anders wird ein Kombigerät mit Kopierer und Scanner bewertet; hier kann das Gerät nämlich eigenständig verwendet werden. Vielfach stellt sich also die Frage: Wie lange kann ich meine Büromöbel abschreiben?
Sofortabschreibung für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter bis 410 Euro
Nach § 6 Abs. 2 EStG können Wirtschaftsgüter, die einen Nettopreis von 410 Euro nicht übersteigen sofort abgeschrieben werden. Interessant ist auch, dass bis zu einem Wert von 150 Euro keine Aufzeichnungspflicht in einem gesonderten Verzeichnis besteht und solche Wirtschaftsgüter als sofortige Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Sammelabschreibung zwischen 150 und 1.000 Euro
Diese ist Pflicht für Anschaffungen von 2008 bis einschließlich 2009 und seitdem freiwillig. Nach § 6 Abs. 2a EStG muss ein Unternehmen alle im Veranlagungszeitraum angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter über fünf Jahre abschreiben. Vorteilhaft ist diese Variante, bei einem nicht allzu teuren Bürotisch, der normalerweise mit einer Abschreibungsdauer von 13 Jahren vermerkt ist. Da sich der Betrieb für ein Abschreibungsverfahren bindend entscheiden muss können im Nachhinein jedoch keine Änderungen vorgenommen werden.
Abschreibung über die Nutzungsdauer
Alle weiteren Bürogegenstände mit einem Nettowert von über 1.000 Euro müssen nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abgeschrieben werden (§ 7 EStG). Dazu hat die Finanzverwaltung die anzunehmende Nutzungsdauer in amtlichen Abschreibungstabellen festgelegt. Eine kürzere Nutzungsdauer muss gesondert nachgewiesen werden. Für gebrauchte Gegenstände gelten keine amtlichen Vorgaben, sondern die Restnutzungsdauer.
Besonderheit Software
Software fällt zwar nicht per se unter die Definition von geringwertigen Wirtschaftsgütern, wird aber als solche gewertet. Dabei könne Trivialprogramme bis zu einem Wert von 410 Euro sofort abgeschrieben werden und aufwendige Computerprogramme sogar bis zu einem Wert von 1.000 Euro.
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