Die Digitalisierung in Unternehmen ist auch in der Personalverwaltung. Heute ist es nicht mehr notwendig, dass der Chef mit dem neuen Mitarbeiter einen Termin vereinbart, um das Arbeitsverhältnis mit einer handschriftlichen Unterschrift unter den Arbeitsvertrag zu besiegeln. Heute sparen die Arbeitgeber Zeit und Geld dadurch, dass Sie sich für die digitale Unterschrift unter den Arbeitsvertrag entscheiden.
Der folgende Beitrag zeigt, welche Grundlage die EU schafft, um die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag möglich zu machen und stellt die Vorteile vor, die die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag hat.
Digitale Unterschrift Arbeitsvertrag: Wie sehen die gesetzlichen Regelungen der EU aus?
Für die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag hat die EU mit der EU-Verordnung Nr. 910/2014 die notwendige gesetzliche Regelung geschaffen. Hierbei wird unterschieden zwischen der elektronischen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur.
Bei der einfachen Signatur müssen keine besonderen Sicherheitsvorkehrungen beachtet werden. Das zu unterschreibende Dokument kann als Anhang an eine E-Mail angehängt werden und steht dem Vertragspartner somit für die digitale Unterschrift zur Verfügung. Dies gilt z. B. auch für die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag.
Bei der fortgeschrittenen Signatur kommen höhere Sicherheitsaspekte zum Tragen. Dies bedeutet, dass ein zusätzliches Sicherheitszertifikat benötigt wird.
Die qualifizierte Signatur gilt als sicherste Unterschrift. Sie erfüllt denselben Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift, mit welcher der Abschluss eines Vertrages bestätigt wird.
Für die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag reicht die einfache Signatur aus. Die Sicherheitsaspekte, die bei der fortgeschrittenen und der qualifizierten Signatur verlangt werden, sind hier nicht erforderlich.
Welche Vorteile hat die digitale Unterschrift unter den Arbeitsvertrag?
Die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag kennzeichnet sich durch die folgenden drei Vorteile:
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse
- Mehr Effizienz bei Abstimmungen
- Kostensenkung durch Einsparung bei den direkten Personalkosten
Beschleunigung der Arbeitsprozesse
Mit der digitalen Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag und andere Verträge lassen sich die einzelnen Prozesse in der Personalwirtschaft flexibler gestalten.
Mehr Effizienz bei Abstimmungen
Die manuellen Aufwände bei der Abstimmung von Arbeitszeitkonten und Stundenzetteln können minimiert werden oder fallen bestenfalls komplett weg. Dies sorgt für mehr Effizienz in den Personalabteilungen.
Kostensenkung durch Einsparung bei den direkten Personalkosten
Die direkten Kosten bei der Personalverwaltung lassen sich mit dem Einsatz der HR-Software senken, weil die Arbeiten flexibler gestaltet werden. In der Personalabteilung wird weniger Personal benötigt.
Was leistet eine HR-Software für die digitale Unterschrift unter den Arbeitsvertrag?
Die professionelle HR-Software von Haufe erfüllt alle Anforderungen, die die EU an eine digitale Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag stellt. Das Tools ist anwenderfreundlich und trägt dazu bei, dass alle Prozesse in der Personalverwaltung effizienter gestaltet werden können.
Digitale HR-Flows – lohnt sich das?
Digitale HR-Flows bringen dem Anwender nicht nur den Vorteil, dass die einzelnen Prozesse im Personalmanagement effizienter gestaltet werden können. Sie bieten auch mehr Rechtssicherheit, weil die neusten gesetzlichen Änderungen im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht dem Anwender mit jedem Update der Software direkt zur Verfügung stehen. So erhält ein Personalchef alle relevanten Informationen, die für die Beschäftigung von Arbeitnehmern benötigt werden.
Mit der Anwendung von digitalen HR-Flows im eigenen Unternehmen spart ein der Betrieb Zeit und Geld. Arbeitszeitkonten und Stundenzettel müssen nicht mehr manuell abgestimmt werden. Überdies kann der Tätigkeitsbereich in der Personalverwaltung alleine dadurch verbessert werden, dass die Vertragsverhandlungen mit einer digitalen Unterschrift unter den Arbeitsvertrag beschleunigt wird. Aber auch die Bearbeitung anderer HR-Dokumente lässt sich mit den Tools, die im Rahmen der digitalen HR-Flows eingesetzt werden, sachdienlicher gestalten.
Digitale HR-Flows lohnen sich überall dort, wo ein großer Mitarbeiterstamm vorhanden ist. Sie bieten jedem Chef einen Vorteil, der den Fokus seiner täglichen Arbeit nicht auf die Verwaltung seines Personals legen möchte.
Zusammenfassung
Mit der digitalen Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag können die Prozesse in der Personalverwaltung eines Unternehmens flexibler gestaltet werden. Mit der EU-Verordnung Nr. 910/2014 liefert die EU die rechtliche Grundlage. Dabei werden für die digitale Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag keine besonderen Sicherheitsaspekte verlangt. Das Dokument kann einfach an eine E-Mail angehängt werden.
Professionelle Unterstützung finden die Unternehmen, wenn eine HR-Software zum Einsatz kommt. Hiermit lassen sich alle Prozesse in der Personalverwaltung effizienter gestalten.